仕事の効率を上げるための４つの方法｜仕事効率化の４か条
仕事を無駄なく効率的に進めることはとっても難しいことです。
サラリーマンを長年やっている方でも、仕事を効率的に進めることに日々、頭を悩ましています。
ベンチャー企業やスタートアップ企業に限らず、常に新しい課題やプロジェクトが動く職場では、仕事を効率的に進めることはさらに難しくなることでしょう。
だからこそ、世間には仕事を効率的に進めるための書籍が溢れています。
しかし「そんな本なんて読んでいる暇なんてない」というのが多くの人々の現状でしょう。
また、「自分の仕事のやり方は自分で作り出していく」と意地を張って、書籍に頼らない人もいます。
今回は、仕事を効率的に進めるためのコツをたったの４つに絞ってお伝えします。
仕事を効率よく進めることができれば、自由時間も増えて家族と過ごす時間も増えますし、また上司やクライアントからの評価も高まることでしょう。
仕事の種類が異なっていても、すべての仕事に共通する４か条ですので、騙されたと思ってぜひ読んでみてください。
ラストスパートではなく、スタートダッシュを頑張る
仕事を与えられたら、初日に猛ダッシュをすることが重要です。
『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』の著者である中島聡さんはこんなことを言っています。
納期が10日後の仕事を与えられたら、最初の２日間でめちゃくちゃに頑張って８割仕上げる努力をすること。
２日間で８割が仕上がったところで、上司に納期を伝えましょう。
その際に「納期は明日で大丈夫です」というのではなく、「この業務量であれば、あと１週間はかかります」と納期を長めに伝えておきましょう。
仕事を与えられて10日間くらいの仕事量だとしたら、最初の2日間で仕事の８割を終わらせてしまって、その時点で上司に「納期は８日後でお願いします」と伝えるのです。
つまり、仕事を与えられたら、ラストスパートではなくスタートダッシュを猛烈に頑張って、仕事の大部分を終わらせてしまい、納期は長めにとっておこうというのです。
順調に終われば納期の残りの日々には余裕が生まれて自分の時間を得ることができます。
また、納期までに問題が起こったり、クライアントからリクエストや仕様変更が生じても、それなりに対応ができるのです。
納期のある仕事をしていると、全体の仕事量を納期までの日数で割って均等に仕事をしようと考えがちです。
しかし、そのように仕事を進めると、やはり問題が起きたときや仕様変更が生じた時には対応仕切れません。
スタートダッシュを頑張って大部分の仕事を先にこなしてしまうことで、課題を早い段階で見つけることもできます。
誰にも邪魔されない早朝にバリバリ仕事をして午後はのんびりと
朝起きてすぐの時間帯は、実は脳が一番活発に動く時間帯です。
この時間帯に自分にしかできない仕事を仕上げてしまうのが仕事効率化のコツです。
眠いから頭なんて全然働かない、と考える人は多いかもしれませんが、実はそうではないのです。
頭が一番効率よく働いてくれるのは朝イチなのです。
これは、あらゆる啓発本でも言われていますし、私自身も経験していることなので間違いありません。
また、早朝に仕事をしていいメリットは邪魔をされにくいということです。
たとえば、定時に職場に言って仕事をはじめると、電話での問い合わせ、上司や部下からの会議やアポの調整、業務の確認やら何かと邪魔が入ります。
午前中にこのような仕事をこなして、午後に時間が空いたとしても、頭は疲れ切って効率よく仕事を進めることはできません。
仕事を効率よく進めたければ、早起きをして、誰にも邪魔をされない早い時間帯（社会が動いていない時間帯）に自分にしかできない仕事を終わらせてしまうのです。
職場の定時の就業時間中にはアポを取ったり、会議だったり、その他のしょうもない事務作業をすることをお勧めします。
打ち合わせや待ち合わせ場所には1時間前にいく
なんでも1時間前行動を心がけると良いでしょう。
たとえば、打ち合わせや待ち合わせをする時には1時間前くらいに待ち合わせ場所に到着できるようにしましょう。
ギリギリの時間に出てしまうと、忘れ物をした、道が混んでいる、電車が遅れているというトラブルにも対応が可能だからです。
1時間前に待ち合わせ場所に着いたら、まずは待ち合わせ場所や打ち合わせ場所を確認して、その近くの喫茶店やファーストフード店でコーヒーでも飲みながら、打ち合わせ内容や書類を確認したり、戦略を練るようにしましょう。
もしも、何もやることがなければ、自分の時間として本を読んだり、勉強したりしましょう。
とりあえずはじめる
仕事をもらったら、疲れていても、やる気がなくてもまずははじめてみるということが重要です。
仕事をはじめる上で一番問題となるのがやる気です。
仕事をもらってからスタートするまでに時間が空いてしまうと、やる気も失われ、その後に頼まれた仕事を優先してしまって、仕事になかなか着手できなくなってしまいます。
疲れていても仕事をもらったら、まずはすぐにやりましょう。
人間というものは不思議なもので「とりあえず5分間だけ」と思ってはじめても仕事をしているうちにどんどん仕事に集中していくものです。
そして、気がついたら1時間、2時間過ぎているということも多々あります。
仕事をもらったら、まずはすぐに仕事をはじめてみましょう。
仕事を効率的に進めるために参考になる書籍３冊
今回、仕事を効率的に進めるためのコツを４つお伝えしました。
ラストスパートではなく、スタートダッシュを頑張る
誰にも邪魔されない早朝にバリバリ仕事をして午後はのんびりと
打ち合わせや待ち合わせ場所には1時間前にいく
とりあえずはじめる
これら４つのコツは、私が今まで仕事関連の書籍を読んできて、特に印象に残った事項です。
もっと仕事を効率よく進めるためコツを知りたいという方は以下の書籍も参考にしてみてください。
- 中島聡『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』（https://amzn.to/3Kv0uLv）
- 樺沢紫苑『脳のパフォーマンスを最大まで引き出す 神・時間術』（https://amzn.to/44YVMhh）
- 中島周『外資系コンサルが教える プロジェクトマネジメント』（https://amzn.to/3KwDI5Z）
仕事を効率的に進めて、自分の時間を確保して有意義な生活を送れるようになると良いですね。